Tutanak nedir?
Belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından hazırlanıp imzalanan belgeye tutanak veya zabıt denir.
Tutanaklar, yalın ve açık bir üslupla, kişisel görüş ve yorumlara yer verilmeden aynen yazılır. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar hukuken geçerli belgelerdir. Bilgisayar ve daktiloda yazılabileceği gibi, okunaklı olmak şartıyla el yazısı ile de yazılabilir. Tutanak elle yazılacaksa dolma kalem veya tükenmez kalem kullanılır.
Tutanaklar düzgün, kısa, anlaşılabilir ifade ile yazılmalıdır. Tutanak kâğıdın sadece bir yüzüne yazılır. Eğer tutanak birden fazla sayfaya yazılacak ise sayfanın üst kısmında tutanağın kaçıncı sayfası olduğu yazı ile belirtilir ve her sayfanın altı mutlaka imzalanır.
Tutanak üzerinde silinti, kazıntı ve ilave yapılmaz. Eğer yanlış kelime yazılmışsa, üstü tek çizgi hâlinde çizilir ve çizilen kelimeden hemen sonra parantez açılarak kaç kelime çizildiği yazılır ve son olarak da tutanağı düzenleyen kişilerce üstü paraflanır.
Tutanakların başlık ve sonuç bölümünde tutanak oldukları belirtilmelidir. Tutanakta tarih ve gerekirse saat bilgisine yer verilmelidir. Tutanakta olaya şahit olanlar veya toplantı başkanlarının adı, soyadı ve imzası yer almalıdır. Tutanakta kronolojik sıraya göre anlatım yapılmalıdır.
Olay ve duruma göre isimlendirilen (toplantı tutanağı, kaza tespit tutanağı, buluntu eşya tutanağı vb.) çeşitli tutanak türleri vardır.
Tutanak hangi kağıda yazılır?
